Certains documents ne sont pas déposés en tant que documents autonomes, mais sont joints à des documents déposés de manière autonome, tels que les circulaires d'information de la direction, les états financiers, les rapports annuels, les rapports de gestion et les notices annuelles, entre autres. De plus, même des documents autonomes peuvent être classés dans des catégories incorrectes ou générales (telles que « Autres » ou « Documents importants »). Vous souhaiterez donc peut-être une stratégie pour récupérer les dépôts qui sont soit (1) annexés ou joints à des documents plus volumineux, soit (2) déposés en tant que dépôts autonomes mais en général, dans des catégories non spécifiques.
La recherche que nous recommandons dans ces cas est :
<le type de document qui vous intéresse va ici
avec 20 pièce* ou annexe* ou appendice* ou calendrier* ou exécution ou xfirstword
Exemples:
- Accord d'arrangement* avec 20 pièces* ou annexe* ou appendice* ou calendrier* ou exécution ou xfirstword
- Avis d'équité* avec 20 pièces justificatives* ou annexe* ou appendice* ou calendrier* ou exécution ou xfirstword
- Statuts constitutifs* avec 20 pièces* ou annexe* ou appendice* ou calendrier* ou exécution ou xfirstword
trouverez des conventions d'arrangement, des avis quant au caractère équitable ou des statuts constitutifs qui sont annexés ou joints à des documents plus importants (comme les circulaires d'information de la direction, etc.), ou qui sont déposés en tant que documents autonomes dans des catégories non spécifiques (comme les « contrats importants », les « documents importants » », ou « autre », etc.). Veuillez voir ci-dessous pour une explication complète de cette stratégie.
Le problème
Notez que certains documents sont effectivement déposés, mais il n'y a aucun moyen de les voir au niveau de la catégorie de dépôt ou de la description car ils n'apparaissent que sous forme de pièces jointes à d'autres documents qui ne leur sont pas liés dans le titre. Voir ci-dessous les pièces jointes à la présente Circulaire d'Information de la Direction (MIC). Sans rechercher le texte intégral du MIC, il n'y a aucun moyen de savoir que ces précieux documents sont joints. Ils ne peuvent pas être trouvés en les recherchant directement dans la catégorie de dépôt ou la description du dépôt, mais uniquement en recherchant le texte intégral d'autres types de dépôt (tels que les MIC, etc.) pour voir s'ils sont joints :
Et notez que cet accord de vote et de soutien est simplement classé comme « autre » et ne peut être identifié que par une recherche en texte intégral :
Stratégies
Ainsi, dans l’un ou l’autre des deux cas ci-dessus, nous utilisons une recherche qui implique 3 stratégies pour récupérer des accords réels basés sur des recherches en texte intégral.
STRATÉGIE N° 1 :
Accord d'arrangement* avec 20 pièces* ou annexe* ou appendice* ou annexe* obtient tout document qui indique, dans sa table des matières, qu'il a un accord d'arrangement joint comme l'une de ses pièces, annexes, appendices, ou horaires :
STRATÉGIE N° 2 :
Accord d'arrangement* avec 20 exécutions permet de trouver des accords d'arrangement qui indiquent soit « copie d'exécution », soit « version d'exécution » sur le titre ou la page de couverture :
STRATÉGIE N°3 : Accord d'arrangement* avec 20 xpremier mot recherche les documents dans lesquels « accord d'arrangement » apparaît dans les 20 premiers mots du document afin qu'il récupère les pages de couverture et les pages de titre :
Conclusion (combinaison de stratégies)
Finalement, en combinant ces 3 stratégies en une seule recherche principale, nous arrivons à :
<le type de document qui vous intéresse va ici>
avec 20 pièces justificatives* ou annexe* ou appendice* ou calendrier* ou exécution ou xfirstword
Exemples:
- Accord d'arrangement* avec 20 pièces* ou annexe* ou appendice* ou calendrier* ou exécution ou xfirstword
- Avis d'équité* avec 20 pièces justificatives* ou annexe* ou appendice* ou calendrier* ou exécution ou xfirstword
- Statuts constitutifs* avec 20 pièces* ou annexe* ou appendice* ou calendrier* ou exécution ou xfirstword
qui reprendra l'un des 3 scénarios ci-dessus et vous trouvera des documents joints ainsi que des documents autonomes classés dans une catégorie non spécifique ou générale (comme « documents importants » ou « autres »).
AVERTISSEMENTS
- Le w/20 (dans les 20 mots spécifiés) n’est qu’une suggestion. Dans certaines tables des matières plus longues, w/30 ou même w/50 peut donner de meilleurs résultats. En raison de la variation de la longueur et de la structure des documents, il n'existe pas de distance unique (20 mots, 30 mots, 40 mots, 50 mots) qui soit garantie de fonctionner de manière optimale dans tous les cas. Il est donc préférable de conserver le nombre exact de mots. distance flexible dans votre esprit et essayez peut-être quelques variantes jusqu'à ce que vous réussissiez.
- Parfois, vous souhaiterez peut-être effectuer cette recherche dans toutes les catégories de classement sans préciser - il s'agit certainement de la recherche la plus large possible. À d'autres moments, vous savez peut-être ou avez l'impression que le document que vous recherchez est joint à un type de document spécifique (tel qu'un MIC) et vous pouvez choisir de limiter vos catégories de dépôt.
- Si votre recherche porte spécifiquement sur un contrat, vous devez certainement inclure les « Contrats et accords importants » ainsi que les MIC (Circulaires d'information de la direction) parmi vos catégories de dépôt.
La flexibilité est la clé, mais cette structure de recherche sera très utile pour ce type de recherche.