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STRATÉGIE : Trouver des contrats, des accords, des pièces jointes ou des documents classés dans des catégories non spécifiques

Recherche de documents joints ou mal classés (Faites défiler vers le bas pour voir la vidéo)

Si certains documents essentiels, tels que les Management Information Circulars (MICs), les états financiers, les rapports annuels, les rapports de gestion et les formulaires d'information annuels, sont toujours classés en tant que documents autonomes, ils contiennent souvent des pièces jointes qui ne sont pas classées séparément. Il peut s'agir notamment :

  • Arrangement Agreements

  • Fairness Opinions

  • Articles of Incorporation

  • d'autres documents justificatifs importants

Dans d'autres cas, des documents importants peuvent être classés en tant que documents autonomes, mais dans des catégories générales ou non spécifiques, telles que «Material Documents» ou « Other», ce qui les rend difficiles à localiser à l'aide des filtres classiques.

 

Pourquoi les filtres standard ne suffisent pas

Ces documents n'apparaissent souvent pas dans des catégories ou des descriptions de documents spécifiques. Par exemple :

  • Une attestation d'équité peut être jointe à un MIC, mais n'apparaîtra pas en tant que document distinct ou dans un type de document consultable.
  • De même, un document clé peut être classé sous « Autres » avec un titre vague, ce qui le rend difficile à retrouver directement.

Stratégie de recherche recommandée

Dans ce cas, nous vous recommandons d'effectuer la recherche suivante :

<document qui vous intéresse> w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* or execution copy or execution version or xfirstword

Exemples :

  1. Arrangement agreement* w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* or execution copy or execution version or xfirstword
  2. Fairness Opinion* w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* or execution copy or execution version or xfirstword
  3. Articles of incorporation* w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* or execution copy or execution version or xfirstword
 
 
  
 
 
Les documents joints en annexe à la circulaire d'information de la direction ci-dessus ne sont répertoriés nulle part ailleurs que dans la table des matières du présent document.  La seule façon de trouver ces annexes est d'effectuer une recherche en texte intégral dans le document afin de trouver les références mentionnées dans la table des matières.

Veuillez noter que cet accord d'arrangement est simplement classé sous « autres » et ne peut être identifié que par une recherche en texte intégral :
 
 
 

Stratégies

Ainsi, dans les deux cas ci-dessus, nous utilisons une recherche qui implique trois stratégies pour extraire les accords réels à partir de recherches en texte intégral.

STRATÉGIE N° 1 : Arrangement agreement* w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* permet d'obtenir tout document qui indique, dans sa table des matières, qu'il comporte un accord d'arrangement joint en tant que pièce jointe, annexe, appendice ou calendrier (voir capture d'écran ci-dessus).

 
 
 
 
 
STRATEGY #2:  

Arrangement agreement* w/20 execution copy or execution version trouve les accords d'arrangement qui mentionnent « execution copy » ou « execution version » dans le titre ou sur la page de couverture (que ce soit en haut du document, dans une annexe à la fin ou à n'importe quel endroit entre les deux) :

 
 
 
STRATEGY #3:  

Arrangement agreement* w/20 xfirstword trouve les documents dans lesquels « arrangement agreement » apparaît dans les 20 premiers mots du document, de manière à inclure les pages de couverture et les pages de titre :

 
 
 

Vidéo : Recherche de contrats et d'accords

  
 
 

Conclusion (combinaison des stratégies)

Enfin, en combinant ces trois stratégies en une seule recherche principale, nous obtenons :

<document qui vous intéresse ici> w/20 w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* or execution copy or execution version or xfirstword

Exemples :

  1. Arrangement agreement* w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* or execution copy or execution version or xfirstword
  2. Fairness Opinion* w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* or execution copy or execution version or xfirstword
  3. Articles of incorporation* w/20 appendi* or schedule* or exhibit* or annex* or execution copy or execution version or xfirstword

qui sélectionnera l'un des trois scénarios ci-dessus et trouvera les documents joints ainsi que les documents autonomes classés dans une catégorie non spécifique ou générale (telle que « material documents » ou « other»).

AVERTISSEMENTS

  1. La spécification « w/20 » (dans les 20 mots) n'est qu'une suggestion. Dans certaines tables des matières plus longues, « w/30 » ou même « w/50 » peuvent donner de meilleurs résultats. En raison de la variation de la longueur et de la structure des documents, il n'existe pas de distance unique (20 mots, 30 mots, 40 mots, 50 mots) qui soit garantie de fonctionner dans tous les cas. Il est donc préférable de garder à l'esprit une distance en nombre de mots flexible et d'essayer plusieurs variantes jusqu'à obtenir le résultat souhaité.
  2. Parfois, vous souhaiterez peut-être effectuer cette recherche dans toutes les catégories de documents sans préciser de catégorie. Il s'agit bien sûr de la recherche la plus large possible. À d'autres moments, vous savez ou vous avez l'intuition que le document que vous recherchez est joint à un document spécifique (tel qu'un MIC) et vous pouvez choisir de limiter vos catégories de documents.
  3. Si vous recherchez spécifiquement un contrat, vous devez absolument inclure « Contrats et accords importants » ainsi que les MIC (circulaires d'information de gestion) dans vos catégories de documents.

La flexibilité est essentielle, mais cette structure de recherche est particulièrement adaptée à ce type de recherche.